Controle belastingdienst zzp’er/eenmanszaak
De belastingdienst houdt regelmatig controles onder zzp’ers/eenmanszaken. Dit kan geheel willekeurig zijn, er hoeft dus niet per sé een aanleiding te zijn. Dergelijke controle wordt ook netjes aangekondigd en er wordt een dag uitgekozen waarop de controleur/adviseur bij je bedrijf langs kan komen. Alle tijd dus om je voor te bereiden en de administratie nog even bij te werken. Pas geleden heb ik zo een controle gehad, inmiddels is het rapport mij toegestuurd en kan ik een overzicht geven van de onderwerpen die aan bod komen.
Vooraf wil ik duidelijk melden dat ik geen belastingexpert ben, dit is mijn persoonlijke ervaring en ook toegespitst op mijn eigen situatie. Uiteraard kunnen er andere onderwerpen aan bod komen als de controleur daar aanleiding toe ziet. Het is daarom aan te raden vooraf een boekhouder/accountant te raadplegen. Hieronder een opsomming van de onderwerpen die bij mij aan bod zijn gekomen zodat je ongeveer weet wat je kunt verwachten:
Hoe verloopt de controle
- De controleur stelt zich netjes voor en je geeft de man/vrouw een lekker bakje koffie. In mijn geval had ik de volledige administratie al op tafel en de controleur hoefde verder ook mijn werkplek niet te zien.
- Er ontstaat een spontaan ogend gesprek over je bedrijf en werkzaamheden. Let op, vrijwel alles wat je zegt verschijnt in het eindrapport. Zorg ervoor dat je de feitjes op een rijtje hebt, hoe lang je al bezig bent, wat je precies doet, hoe het gelopen is de laatste jaren en wat je toekomstvisie is.
- In mijn geval wilde de controleur welgeteld één factuur zien en heeft hij redelijk snel door mijn laatste jaarrekening gebladerd. De overige ordners met alle overzichten en dingen als inkoopfacturen en de kilometerregistratie bleven gesloten. De controleur vroeg er wel naar maar nam genoegen met de mededeling dat ik dat allemaal netjes bij hou.
- Het gehele gesprek verloopt redelijk spontaan, tenminste zo lijkt het. De controleur werkt wel degelijk zijn lijstje af en onthoudt alles, mede dankzij een aantal volgeschreven A4tjes in een notitieblok. De volgende onderdelen zijn aan bod gekomen en komen ook in deze volgorde terug in het eindrapport:
1. Doel van het bezoek
Het rapport begint met een toelichting (die je ook van tevoren toegestuurd krijgt) over het doel van de controle. Het komt er op neer dat de bedoeling is om een algemeen beeld te krijgen van de bedrijfsvoering/administratie. Daarnaast is het gesprek ook informatief en kan het zeer nuttig zijn wanneer je bijvoorbeeld net voor jezelf bent begonnen.
2. Algemeen
Hier staat een verhaaltje over je kvk inschrijving, personeel, omzet/winst cijfers, activiteiten, verkoopproces/dienstverleningsproces, opdrachtgevers, inkoopproces, liquide middelen, productieproces/voorraad, activa, passiva, toekomst, dienstbetrekking, eventueel overige informatie. Voorgaande is allemaal vrij summier omschreven en beperkt zich tot de hoofdlijnen.
3. Administratie
- Opsomming van de stukken waaruit de administratie bestaat en de gegevens van je boekhouder/accountant. Daarbij staat omschreven welke administratieve werkzaamheden je zelf verricht en welke je adviseur op zich neemt.
- De bewaarplicht wordt omschreven ter herinnering.
4. Zelfstandigenaftrek, MKB-winstvrijstelling en oudedagreserve
Deze 3 onderwerpen worden omschreven om je hierop te attenderen. Hier zal tijdens het gesprek niet zo veel aandacht voor zijn. Uitzondering is het urencriterium waaraan je moet voldoen om gebruik te mogen maken van de zelfstandigenaftrek. Hier zal de adviseur zeker naar vragen, zorg er dus voor dat je aan kunt tonen dat je aan het criterium voldoet.
5. De werkruimte
Ook hier geldt dat dit onderwerp kort besproken wordt tijdens het gesprek. Zorg ervoor dat je op de hoogte bent van de regels wanneer je de kosten van je werkruimte opgeeft. Als je thuis werkt zijn deze behoorlijk streng.
6. De auto
Mocht je zakelijk rijden zorg er dan voor dat je op de hoogte bent van de regels. De controleur zal wellicht je kilometerregistratie willen zien. In mijn geval is er ook een motor die zakelijk gebruikt wordt. Er werd daarom ook gevraagd naar hoe ik dit in de boekhouding had staan.
7. Omzetbelasting
Zoals gezegd was het tonen van één factuur in mijn geval voldoende. Onder dit hoofdstuk staat opgesomd waar de factuur aan moet voldoen. Er wordt kort ingegaan op het factuur/kasstelsel. De kleine ondernemersregeling wordt nog even toegelicht en er staat welk BTW tarief je hanteert.
8. Afspraken
Mochten er tijdens het gesprek dingen naar voren zijn gekomen waar je op moet letten en daar afspraken over gemaakt zijn, wordt dit in het rapport opgesomd. Dit kunnen kleine dingen zijn, zoals een restwaarde bij een afschrijving die volgens de controleur niet helemaal reëel is en moet worden aangepast.
